Redactie: Mariëtte Bijl
We krijgen langzamerhand grip op de crisis. En die flow van wendbaarheid door de rollercoaster van 2020 waart gelukkig nog steeds rond. Laten we het momentum pakken om vastgeroeste gewoonten in projectbenadering overboord te gooien. Het is nu de tijd om over maatschappelijke domeinen heen te kijken en vanuit een groter perspectief slagkracht creëren. Het is tijd voor ketensamenwerking 2.0.
Er is straks weer ruimte om complexe maatschappelijke vraagstukken van voor de pandemie weer op te pakken. Denk aan het oplossen van de schulden bij de overheid door mega bijstand, verduurzaming, klimaataanpak, de omgevingswet, de aanpak van zorg en onderwijs. De overheid wacht een schone taak om maatschappelijk en private organisaties en burgers te verbinden tot meer eenheid. De projectaanpak voor ketensamenwerking is redelijk voor de hand liggend: er ligt een mooie visie, met duidelijk doelstellingen, de stakeholders zijn in stelling gebracht, de uitvoerders in de keten kunnen ermee aan de slag. De praktijk is vaak weerbarstiger.
Samenwerkingsverbanden en ketens niet effectief
We weten allemaal dat samenwerkingsverbanden en ketensamenwerking vaak niet zo effectief verlopen als gedacht of gehoopt. Door te weinig slagkracht, tunnelvisie of gewoon te veel naar buiten kijken en niet naar binnen. De luiken naar de partners in de keten gaan langzaam weer dicht, het geheel is gedoemd tot een tandeloos overlegorgaan. En o ja, na maanden hard werk wordt de politiek het niet eens en valt uiteindelijk het doek voor de goede bedoelingen. Pak het momentum en ga voor ketensamenwerking 2.0.
Ketensamenwerking 2.0
Ervan uitgaand dat samenwerking de kwaliteit van dienstverlening versterkt, wil je duurzaam transformeren naar werkbare samenwerkingsverbanden. Dan is het belangrijk om het proces van A naar B transparant, overdraagbaar en begrijpelijk voor de uitvoering te maken. Wie wil dat nou niet. Geen strakke hiërarchie maar wel snel schakelen, geen vrijblijvendheid maar commitment bij de partners. Het moet vroeg in het proces inzichtelijk worden waar het knelt.
Wat zijn de zes ingrediënten voor een betere samenwerking in de keten?
Het lijkt zo simpel, denken vanuit de samenhang met andere netwerken en het besef wat ieders belang is in de keten. Maar het is begrijpelijk dat het vanuit een politiek bestuurlijk orgaan geen sinecure is. Wat zijn de “golden” bouwstenen in het ketensamenwerkingsmodel?
1. Doelen en visie
De doelen van de samenwerking binnen de overheid mogen strakker. Er kan eindeloos worden gedebatteerd over goede zorg, of de juiste aanpak van ondersteuning vanuit het sociaal domein, of de meeste effectieve vorm van verduurzaming. Iedere betrokken partij komt toch vaak halen wat past in het eigen straatje. Stel met consensus de indicatoren vast en hou die ook vast. Waar willen we naartoe, hoe en wanneer is het ook echt bereikt?
2. Reikwijdte: de juiste stakeholders in beeld
Wat is de reikwijdte van het gewenste einddoel? Wie zijn hier nu echt betrokken en wat is aard en impact van de veranderingen? Overheidsinstanties maar ook private organisaties en burgers verdienen allemaal weloverwogen aandacht. Maatschappelijke vraagstukken betreft mensen. Veel mensgerichte problemen zijn vaak oplosbare procesmatige problemen, mits goed aangepakt. Identificeren, verduidelijken door heldere communicatie en volgordelijk de problemen aanpakken is mensenwerk. Met een duidelijke commitmentverklaring en heldere afspraken.
3. Vermogen: kunnen de uitvoerders de verandering aan?
Is het voor iedereen duidelijk welke opgave er ligt en wie dit het best kan uitvoeren? Hoe groot is het verandervermogen van de uitvoerende betrokkenen? En dan niet vanuit taak en functie, maar vanuit de beste persoon of partij die opgavegericht het beleid kan uitvoeren, coördineren, financieren en verantwoorden? Dit vraagt om regie op de uitvoering binnen een platte structuur, over afdelingen, bestuurlijke organen of organisaties heen. Gewaagd, maar te doen door constante sturing en monitoring op het gezamenlijke einddoel.
4. Middelen: financiering, data
De overheid heeft als taak de maatschappij te dienen, maar die meerwaarde is niet altijd geldelijk inzichtelijk te maken. Een financiële onderbouwing is vaak gebaseerd op de gegevens vanuit de eigen organisatie. De meerwaarde voor de partners is dan vaak te weinig concreet en een business case onvoldoende duidelijk. Maar de doorberekening naar voordelen voor andere partijen is er wel degelijk. Te denken valt aan minder onrust, meer welzijn, betere aansluiting vinden op de maatschappij. Een strakke monitoring op voortgang voor alle betrokken partijen helpt hierbij en houdt iedereen op de hoogte. Korte lijntjes kan, als de afspraken maar duidelijk zijn in de keten. Daarbij, de digitale transformatie zou ons in staat moeten stellen om data tussen verschillende organisaties beter met elkaar te koppelen en te delen.
5. Check of nog op koers
De besluitvorming is, als het goed is, gebaseerd geweest op een gezamenlijke visie of doel. Is iedereen nog op dezelfde pagina? Zijn we nog op koers? Geen risico’s op afhaken vanwege weerbarstige praktijk? Landt alles zoals bedacht op de juiste plek? Blijf kritisch naar het traject en naar elkaar en check of je draagvlak niet is afgebrokkeld. Waar nodig wordt bijgestuurd.
6. Borging van de gestelde doelen en verandering
Het inbedden van de gestelde doelen en bereikte verandering tenslotte, het borgen, wordt nogal eens slordig afgehecht. Met als gevolg dat er slechts korte termijn afspraken over blijven. Leg de lange termijn vast in tastbare resultaten en afspraken. En van daaruit bouw je verder.
Meer uitvoeringskracht door opgavegericht te werken, een sterke regie. En geen vrijblijvendheid maar een commitment van partners om niet alleen op bestuurlijk niveau het plan te bouwen, maar de effecten concreet maken. Daarbij blijft monitoring tot en met uitvoering en borging belangrijk.
K&S ketenteams en kandidaten
Met het centraal stellen van maatschappelijke opgaven, is duidelijk dat er behoefte is aan sturing die zowel mensgericht als opgavegericht is. In wisselende samenstellingen, met verschillende partners. Daar zijn mensen voor nodig die wendbaar zijn en met slagkracht kunnen inspelen op deze vorm van samenwerken in de keten. Kwartiermakers, programmamanagers, specialisten op het gebied van bedrijfsvoering, finance of HR, die multidisciplinair verschillende domeinen kunnen overstijgen.
Steffens & Partners helpt haar klanten effectieve ketenteams te formeren, die bovenstaande bouwstenen beheersen om ketensamenwerking succesvol te maken en te houden. Eenieder binnen zijn of haar eigen specialiteit. Daarbij zijn we ook voortdurend in gesprek met kandidaten die zich bij onze teams willen aansluiten. Interesse? Bel 06 24 45 54 90 of mail info@steffenspartners.nl.