Er is een groot aantal aspecten dat uiteindelijk bepaalt of agile werken een droom is of tot een succesvolle realiteit gerekend kan worden. Agile wordt gezien als een lenige en flexibele manier van werken die inspeelt op de veranderingen. Vanuit ons werkveld zien we dan weer variaties op een definitie en invulling komen. Dat is de reden waarom we beginnen met het bepalen van de uitgangspunten voor dit artikel.

Wat is agile?
Agile werken is een term die wordt gebruikt voor processen en tools die organisaties in staat stellen om snel te reageren op veranderende behoeften van klanten waarbij je natuurlijk de kosten beheerst en de kwaliteit behoudt. Een andere term die vaak wordt gebruikt is dan lean. Lean gaat ervan uit dat alle uitgaven voor andere doeleinden van het creëren van waarde voor de eindklant verspilling zijn. In de praktijk zien we dan een combinatie ontstaan waarbij vanuit het klantperspectief en respect voor de collega’s voortdurend wordt gewerkt aan het optimaliseren van de klantvraag.

Agile in de praktijk
In de praktijk zie je dat er met wisselend resultaat “agile” gewerkt wordt. Of kun je in de praktijk zeggen dat we allemaal wel agile werken? Je moet je wel aanpassen, omdat je anders in de situatie komt dat je geen kans op overleven hebt. Zoals Darwin al zei: “het gaat er bij het overleven niet om of je de sterkste of de slimste bent, het gaat erom of je je kunt aanpassen aan de veranderende omgeving”. Wat zijn dan oorzaken dat het in de praktijk niet altijd even vanzelfsprekend is als we nu constateren? Een aantal oorzaken:

• Binnen een organisatie is een aantal mensen wel actief vanuit agile en lean aan het werken, echter niet iedereen gaat in het proces mee, dat betekent verschillende obstakels.
• Ook het agile werken op zich is aan veranderingen onderhevig. We zien soms dat eenmaal bepaalde structuren in het agile werken weer als “vast gegeven” worden beschouwd.
• Heeft iedereen wel eenzelfde beeld van agile werken? De waarneming is dat agile soms als een soort matrixorganisatie wordt neer gezet. Het is natuurlijk meer dan een matrixorganisatie of een projectorganisatie, het is een manier van denken en werken.

De belangrijkste oorzaken zijn terug te vinden in:

• In het proces wordt gesproken over rapportages om de voortgang te laten zien. Deze rapportages vormen in veel gevallen geen toegevoegde waarde.
• Het agile proces bestaat uit een aantal “formele” stappen, documenten en fasen waardoor je je kunt afvragen wat er “lenig” aan is.
• Het delen van informatie betekent informeren en dus ook interpreteren, dat leidt tot mogelijke ruis.

De complexiteit in de praktijk komt ook voort uit onder andere:

• De compliance van de aanpak en oplossing. Past deze wel binnen het gehele beleid van de organisatie?
• De wijze waarop mensen het ervaren als hetzelfde bereiken op een andere manier.
• In een agile omgeving kan sprake zijn van context switching, er is een nieuw inzicht of een andere vraag, die direct opgepakt moet worden. Uiteindelijk blijkt dat niet alles direct opgevolgd hoeft te worden.
• Het samenwerken als agile organisatie met een niet agile organisatie kan leiden tot vertraging.

Hoe ga je er dan mee om?
Als manager en ondernemer moet je haast wel een manier vinden om flexibel te werken. Je krijgt namelijk steeds meer jongeren in dienst die anders werken en denken, de maatschappij verandert sneller dan we denken, dus we moeten wel ergens iets van lenigheid tonen. Het is sowieso van belang dat je iedereen in de organisatie mee hebt en dat mensen het niet zien als “iets anders doen dan anders, maar het komt op hetzelfde neer”. Dan is het als water naar de zee dragen, je mensen willen het niet of, en dat is vaker de oorzaak, je hebt het niet goed toegelicht. Een aantal handvatten om succesvol om te gaan met agile werken:

• De klant is het uitgangspunt. De klant is klant en blijft klant als hij meerwaarde krijgt. Dat betekent dat alle methodieken als uitgangspunt hebben het creëren van waarde.
• Vertrouw de output. Je moet er als manager vanuit gaan dat de uitkomsten van de verschillende teams als goed en kwalitatief wordt beschouwd. Hoe meer je uitkomsten ter discussie stelt, hoe meer je de aandacht verliest.
• Het uitgangspunt voor succesvol agile werken is de snelheid waarmee je stappen maakt, beslissingen neemt en experimenten uitvoert. De successen zijn concreet zichtbaar en successen moet je vieren met elkaar.
• Geef de teams de ruimte om zich als team en als individu te ontwikkelen. Laat mensen excelleren in de rol die ze hebben.

Droom of realiteit?
Het is natuurlijk niet essentieel om na te denken hoe het proces wordt genoemd waarin je werkt. Het gaat erom dat je ervoor zorgt dat je zoveel mogelijk inspeelt op de veranderingen in de markt en maatschappij en dus ook je organisatie. Het flexibel omgaan en sneller inspelen op die veranderingen vraagt veel van onze bewustwording en mogelijk  een andere invulling van je rol binnen een organisatie. Het is geen droom, het is realiteit. Bedenk maar wat Darwin al zei, de mensen die de wil en vaardigheid hebben om zich aan te passen aan de veranderende omstandigheden zullen overleven. En wie wil dat niet?

Geschreven door Ment Kuiper op 27 Mar 2019